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Combien de temps conserver les documents administratifs ?

Le chef d’entreprise s’interroge souvent sur la durée requise pour conserver des documents administratifs. Relevés de banques, contrats, feuilles de salaires, déclaration Urssaf, sont autant de pièces à garder dans les archives, entre un et dix ans, voire plus pour certains.

 

1 à 2 ans

Les éléments qui permettent de comptabiliser les horaires des salariés, les heures d’astreinte et leur compensation doivent être conservés durant un an.

Les garanties pour les biens ou services fournis au consommateur doivent elles être gardées deux ans, de même que la police d’assurance (à partir de la date de résiliation).

 

3 ans

Tous les documents liés à la vie juridique et sociale de l’entreprise doivent être conservés sur les trois derniers exercices :

  • les documents produits au moment des assemblées générales de la société tels que feuille de présence et pouvoirs, le rapport du gérant ou du conseil d’administration, le rapport des commissaires aux comptes ;
  • les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires ;
  • les documents relatifs à la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait ;
  • les déclarations de douane.

 

5 ans

Cette durée s’applique à tous les documents qui relèvent de la vie courante de l’entreprise :

  • les documents bancaires (talons de chèques, relevés bancaires) ;
  • les documents relatifs à la propriété intellectuelle : dépôt de brevet, marque, dessin et modèle ;
  • les dossiers de l’avocat en cas de contentieux ;
  • les contrats ou conventions conclus dans le cadre d’une relation commerciale et la correspondance commerciale.

 

Une durée de cinq ans concerne aussi la vie juridique de l’entreprise :

  • les statuts de la société ou d’un GIE depuis sa création et jusqu’à 5 ans après sa radiation au registre du commerce et des sociétés ;
  • Le registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration ;
  • Le traité de fusion et les documents de la société absorbée en cas de fusion ou d’absorption d’une autre entreprise.

 

D’autres documents concernent le domaine social sont également à garder 5 ans :

  • tout document lié aux contrats de travail ;
  • les salaires, les primes, les indemnités, les régimes de retraite ;
  • toute observation ou mise en demeure de l’inspection du travail ;
  • les pièces de vérification et de contrôle du comité social et économique ;
  • toute déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie.

 

6 ans

Il s’agira de garder durant 6 ans les documents liés au droit d’enquête, de communication ou de contrôle que peut exercer l’administration sur l’activité d’une entreprise, notamment les livres et registres tenus par la société.

Mais ce délai est porté à 10 ans en cas d’activité occulte telle que la fraude fiscale, le travail dissimulé, l’absence de déclaration, une activité illicite…)

 

10 ans

A partir d’un montant de 120€, tout contrat conclu par voie électronique doit être conservé durant 10 ans, de même que les pièces comptables comme le livre et le registre comptable (livre journal, grand livre, livre d’inventaire…).

Le même délai entre en compte pour les pièces ayant servi à établir la comptabilité : bons de commande, bons de livraison ou de réception, factures clients, factures fournisseurs.

 

30 ans

Tout contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers doit être conservé 30 ans.

 

Comment conserver les documents ?

A savoir que si l’original d’un document est sous forme papier, il faut le conserver sous la même forme (quittance de loyer, contrat d’assurance). En effet, la version électronique ou photocopiée a uniquement valeur de copie.

Si l’original d’un document est numérique, on peut le conserver de manière dématérialisée : relevés de comptes bancaires, factures d’énergie ou d’accès à internet, avis d’imposition) : la version imprimée a alors valeur uniquement de copie.

En cas de contrôle, l’administration peut toujours demander la présentation du document original.

 

L’équipe Avisé

 

Sources :

service-public.fr

Artisans’mag.  Août septembre  2020

 

Crédit photo : Pixabay