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Logiciel et système de caisse : le point sur la réglementation

Depuis le 1er janvier 2018, la France a mis en place une législation visant à sécuriser et à rendre fiable les logiciels de caisse.

Ces derniers doivent satisfaire à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. Le respect de ces 4 conditions doit pouvoir être assuré par un document de certification, qu’une entreprise artisanale (personne physique ou morale) doit être en mesure de présenter à l'administration fiscale lors d’un contrôle.

Cet été, la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) a publié, en concertation avec les différents partenaires et professionnels, les commentaires qui précisent la définition du logiciel ou système de caisse et détaillent les contours de l’obligation d’utiliser un logiciel certifié.

C’est l’occasion de refaire le point sur cette législation ! Quelles entreprises sont concernées ? Quels types de systèmes ou logiciels sont visés ? Comment l’administration va effectuer des contrôles ? En cas de manquement, quelles sont les sanctions ?

 

Une majorité des entreprises sont concernées

« Depuis le 1er janvier 2018, les professionnels assujettis à la TVA enregistrant les paiements de leurs clients au moyen d'une caisse enregistreuse, d'un logiciel ou d'un système de caisse, sont tenus d'utiliser un matériel sécurisé et certifié.

Cette obligation concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit la forme juridique, le secteur d’activité ou la taille de l’entreprise, exception faite des assujettis à la TVA qui :

  • réalisent exclusivement des opérations commerciales avec d'autres professionnels (le B to B, business to business)
  • réalisent exclusivement des opérations exonérées de TVA
  • bénéficient de la franchise en base de TVA (notamment les micro-entrepreneurs)
  • bénéficient du régime du remboursement forfaitaire de TVA agricole
  • font appel à un établissement de crédit en intermédiation directe pour réaliser l’intégralité des paiements, et auprès duquel l’administration peut exercer son droit de communication.

Ce dispositif de régulation s’applique aux commerces et e-commerces. »

 

Une partie des caisses et systèmes de caisse sont concernés par cette disposition

« Le ministère de l’Economie précise que « seuls sont concernés par le dispositif, les logiciels ou systèmes de caisse qui peuvent être définis comme des systèmes informatiques dotés d'une fonctionnalité de caisse, laquelle consiste à mémoriser et à enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie de vente de marchandises ou de prestations de services, c'est-à-dire que le paiement enregistré ne génère pas concomitamment, automatiquement et obligatoirement la passation d'une écriture comptable.

 

Ainsi sont concernés :

  • les logiciels, quelle que soit leur qualification (de caisse, comptable ou de gestion), qui disposent d'une fonctionnalité de caisse. Seules les fonctions caisse enregistreuse / encaissement des logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), et non l'ensemble du logiciel, sont concernées
  • une balance, munie d’un dispositif de mémorisation des règlements, qui est utilisée à la fois pour déterminer le prix à payer des articles en fonction de la masse pesée et pour enregistrer le règlement
  • les distributeurs automatiques disposant d’une fonction de caisse. Dans ce cas, seule cette fonction doit être certifiée.

Si vous utilisez un logiciel ou un système accessible en ligne, vous entrez dans le cadre de la réglementation.

 

Ne sont pas concernés :

  • une simple balance, qui totalise les opérations de pesée de la journée, n’est pas considérée comme un logiciel ou système de caisse
  • un tableur utilisé comme un journal de caisse papier ou une caisse enregistreuse mécanique.

Cette disposition n’oblige en aucun cas une entreprise à disposer d’un logiciel de caisse informatisé. Vous pouvez utiliser un facturier papier et n’être ainsi pas concernée par la loi. Toutefois, il peut être difficile de fonctionner ainsi aujourd’hui, surtout au-delà d’une certaine taille.

Les assujettis qui n’en utilisaient pas n’ont aucune obligation de s’en équiper. Ils peuvent continuer comme avant. »

 

Une certification sous la forme d’une attestation ou d’un certificat de conformité

« Les dispositifs concernés par la loi doivent respecter les 4 conditions suivantes :

  • inaltérabilité : les données doivent être conservées dans leur état d’origine sans aucune altération possible. Toute correction ou annulation doivent apparaitre clairement via des opérations enregistrées. En clair, les données ne doivent pas pouvoir être « écrasées » informatiquement.

Cela signifie qu’il n’est pas possible d’occulter une partie des recettes (les espèces par exemple).

  • sécurisation : toutes les données doivent être sécurisées par un procédé fiable, afin de pouvoir les reconstituer dans leur état d’origine.

Cela signifie notamment qu’une correction est possible, qui apparait comme une addition ou une soustraction dans le logiciel. L’opération initiale n’est pas modifiée.

  • conservation : des clôtures régulières (journalières, mensuelles et annuelles) doivent être réalisées et les données conservées 6 ans.

Les données informatiques peuvent être transférées sur un support externe et doivent être conservées pendant 6 ans.

  • archivage : les systèmes de caisse doivent permettre de figer les données et de dater les documents archivés. L’accès aux données doit être facile et les opérations d’archivage doivent également être tracées.

L’administration fiscale doit pouvoir y accéder et les lire dans des formats adéquats (txt, csv…).

 

Le respect de ces 4 conditions est certifié :

  • soit par une copie du certificat de conformité à la loi , par un organisme accrédité, à l'éditeur de logiciel ou système de caisse.

Deux organismes sont accrédités pour délivrer les certificats de conformité aux éditeurs de logiciels ou systèmes de caisse :

  • AFNOR certification (pour le référentiel NF525 gestion encaissement)
  • et le LNE, Laboratoire national de métrologie et d'essais (pour le référentiel de certification des systèmes de caisse).

La liste des logiciels et systèmes de caisse certifiés est consultable sur les sites Web Infocert (dépositaire AFNOR) et du LNE.

  • soit par une attestation de l'éditeur du logiciel ou système de caisse. Cette attestation est individuelle, c’est-à-dire au nom de votre entreprise. Sur ce document doivent apparaître les éléments suivants :
    • le nom et la référence précise du logiciel
    • la date d’acquisition du logiciel
    • la mention explicite que le logiciel respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.

L’attestation individuelle doit respecter un modèle établi par les services fiscaux. Elle est constituée de 2 volets : l'un à remplir par l'éditeur du logiciel et l'autre par l'entreprise qui acquiert le logiciel.

 

L’attestation ou le certificat de conformité sont fournis :

  • soit de l’initiative de l’éditeur du logiciel ou système de caisse
  • soit sur demande de l’entreprise.

À noter qu'il incombe toutefois à l’entreprise de faire la demande de l'attestation de conformité à son éditeur ou d'obtenir le certificat auprès d'un organisme accrédité, l'un ou l'autre de ces documents n'étant pas fourni automatiquement avec le logiciel.

Par ailleurs, le certificat doit être renouvelé en cas de changement de version majeure du logiciel ou système de caisse.

Attestation ou certificat de conformité peuvent être un document physique ou bien un document dématérialisé. »

 

Le contrôle consiste en un constat matériel

« L’administration peut réaliser des contrôles de constat matériel. Ces contrôles consistent à vérifier que l’entreprise dispose d’un document de certification de conformité pour son logiciel ou système de caisse.

Le contrôle peut intervenir uniquement dans les locaux professionnels, entre 8h00 et 20h00 ou, en dehors de ces heures, durant les heures d'activité professionnelle de l’entreprise contrôlée.

L’entreprise peut être prévenue du contrôle ou non. Si le contrôle est prévu, l’entreprise est avertie par un courrier.

Au début de leur intervention, les agents de l'administration remettent un avis d'intervention à l’entreprise (son dirigeant ou son représentant).

A l'issue de leur intervention, ils établissent un procès-verbal (PV), signé par les agents de l’administration ainsi que par l’entreprise.

Sur ce PV, les agents de l’administration consignent les références du ou des logiciels ou systèmes de caisse détenus par l’entreprise ainsi que les éventuels manquements. En cas de non-conformité, l’entreprise dispose de 60 jours pour se mettre en conformité et de 30 jours pour émettre des observations et fournir l’attestation ou le certificat.

En cas de non-régularisation, l’entreprise risque de se voir infliger une amende de 7 500 €.

L’établissement ou l’usage d’une fausse attestation est un délit pénal passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende.

 

En 2018, durant la 1ère année d’application de ces nouvelles règles, « des consignes ont été données pour que soient prises en compte :

  • les démarches réalisées par les professionnels pour obtenir de la part de leur éditeur le certificat ou l'attestation,
  • et les circonstances particulières rencontrées par les entreprises,

si ces dernières ne sont pas en possession de l'un de ces documents au moment du contrôle.

Il est rappelé qu'il appartient toutefois à l’entreprise d’apporter la preuve de ses démarches. Tout courrier, email, trace de règlement pourra prouver votre bonne foi.

En revanche, pour ceux qui n'ont fait sciemment aucune démarche de mise en conformité, l’amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse, prévue à l’article 1770 duodecies du code général des impôts, sera applicable. »

 

Imputer les frais engendrés en charge ou en investissement

Si la mise en conformité à la législation constitue un coût, cette dépense passe dans les charges de l’entreprise.

Si le logiciel de caisse utilisé jusqu’à présent nécessite d’être changé pour que l’entreprise soit en conformité, cela peut passer en investissement, au-dessus d’un certain montant, qui sera amorti sur 2 ou 3 ans.

Si l’entreprise n’est pas en capacité de changer son système de caisse, elle peut revenir à une comptabilité papier.

 

Ce dispositif ne crée pas une obligation de délivrance de ticket de caisse

Le ministère de l’Economie précise que «  le dispositif ne prévoit aucunement l'édition systématique d'un ticket de caisse.

L’obligation d’émettre une facture est prévue par un autre texte législatif. Il s’agit en l’occurrence de l'arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983 relatif à la publicité des prix de tous les services, modifié par l'arrêté du 15 juillet 2010. Celui-ci précise que toute prestation de service doit faire l'objet de la délivrance d'une note lorsque le prix de la prestation est supérieur ou égal à 25 € (TVA comprise). Cette note doit être délivrée dès que la prestation a été rendue et, en tout état de cause, avant paiement du prix.

Pour les prestations de service dont le prix est inférieur à 25 € (TVA comprise), la délivrance d'une note est facultative, mais celle-ci doit être remise au client s'il la demande. »

 

Vous avez une question ?

Les professionnels peuvent s'adresser :

  • à leur interlocuteur habituel au sein des services des impôts des entreprises,
  • ou adresser une demande circonstanciée par courriel à l'adresse suivante : bureau.cf1b-logiciel-caiss AT dgfip.finances.gouv.fr

Bercy met par ailleurs à disposition un test permettant à un chef d’entreprise de savoir s’il est concerné par la certification des logiciels de caisse.

 

Le ministère de l’Economie a précisé en juillet 2018 que « l'administration poursuit ses réflexions sur la sécurisation des logiciels libres et publiera des commentaires complémentaires à ce sujet. »

 

 

L’équipe Avisé

 

Sources : ministère de l’Economie, 10/07/2018

Ministère de l’Economie, 10/07/2018

Ministère de l’Economie, 31/07/2018

Ministère de l’Economie, 10/07/2018

 

Crédit photo : Pikwizard