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Quel remboursement des frais professionnels ?

Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ils sont ensuite remboursés par l’employeur.

Le dédommagement de ces frais peut se faire :

  • par un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs
  • par le versement d’allocations forfaitaires
  • par l’application d’une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire soumis à cotisations (seulement pour certaines professions).

Lorsqu’une entreprise engage une dépense au profit de son salarié, elle doit en déterminer la nature. C'est la qualification que donne l'entreprise à cette dépense qui détermine le régime juridique applicable.

Quand elle entre dans la catégorie des frais professionnels, une dépense peut être exonérée de cotisations sociales. Les frais professionnels correspondent aux frais engagés par le salarié pour accomplir sa mission. Il s’agit le plus couramment de frais de repas et d’hébergement engagés lors de déplacements.

Ils sont pris en charge soit directement par l’employeur, soit par le salarié contre remboursement. Celui-ci est réalisé sur la base des sommes réellement engagées sur présentation par le collaborateur des justificatifs appropriés.

 

Remboursements forfaitaires

Par exception, certains frais professionnels peuvent faire l’objet de remboursements forfaitaires (frais de repas, frais de déplacements ou d’hébergement.) Ce moyen simplifie la gestion de la paie.

Quand l’employeur décide de verser une indemnité forfaitaire, il doit en comparer le montant aux limites d’exonération revalorisées chaque année prévues pour les frais :

  • de repas de restaurant (quand un salarié en déplacement professionnel ne peut regagner son domicile)
  • de restauration sur le lieu de travail
  • de repas hors des locaux de l’entreprise
  • kilométriques quand le salarié utilise son propre véhicule

L’employeur n’a pas à justifier ces dépenses. Il doit simplement pouvoir démontrer que l’application des allocations correspondent aux situations de fait.

 

Remboursements des frais sur la base des dépenses réelles

Certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base des dépenses réellement engagées pour avoir la qualification de frais professionnels.

Il s’agit des frais :

  • de télétravail
  • engagés par l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication
  • de déménagement suite à mobilité professionnelle
  • exposés par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger
  • engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les DOM-TOM ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre

 

Les bonnes pratiques pour éviter un redressement

Les entreprises doivent mettre en place des bonnes pratiques en matière de remboursement de frais professionnels. Cela passe d’abord par un audit de l’existant et en particulier des différents types de dépenses réalisées au profit des salariés. Cela permet d’anticiper les risques en cas de contrôle URSSAF et d’identifier les éventuelles mesures de régularisation pour l’avenir.

Il est nécessaire de rédiger la politique de frais, accompagnée si nécessaire d’une clause spécifique insérée dans le contrat de travail. Il s’agit d’informer les salariés de leurs droits et obligations en matière de frais professionnels.

 

Vers la suppression de la DFS?

Lors de son discours de politique générale, Edouard Philippe a évoqué que le financement de la baisse d’impôt promise -de 5 milliards d’euros- suite au mouvement des Gilets Jaunes sera notamment financée par une réduction des niches fiscales et sociales. Selon lui, celles-ci « réduisent les droits sociaux des salariés » parmi lesquelles la déduction forfaitaire spécifique (DFS).

 

Qu’est que la déduction forfaitaire spécifique?

C’est un abattement de charges sociales accordé aux salariés ayant des frais liés à leur activité. Les frais restent remboursés par l’entreprise et non soumis aux charges sociales. L’abattement figure sur la fiche de paie et vient diminuer la base de cotisation du montant brut d’imposition des charges sociales et patronales.

C’est le seul accord gagnant /gagnant entre entreprise et salarié qui procure du pouvoir d’achat au salarié. Pour le salarié, le salaire net est augmenté puisqu’il paie moins de charges sociales et les charges patronales baissent pour l’entreprise.

En supprimant la DFS, la base de calcul des cotisations empochées par l’Etat pour un salarié représente une hausse moyenne de charges payées à l’Etat par le salarié d’environ 8%  

L’Etat récupèrerait sur les deux tableaux : charges patronales + charges sociales au détriment du pouvoir d’achat de 1,5 million de salariés (selon une estimation du journal Le Point).

Parmi les secteurs les plus impactés, figurent les entreprises du BTP, qui porteraient à elles seules plus de la moitié des 5 milliards nécessaires au financement de la baisse d’impôt annoncé par le Premier ministre.

 

L’équipe Avisé

 

Sources :

urssaf.fr

lesechos.fr

lepoint.fr

gestionpaiesalaire.fr

batiactu.com

 

Crédit photo : Pixabay